Kantor Wakil Rektor/ Direktorat/ Badan/ Lembaga/ Satuan Kerja/ Kantor Pusat/ dan Fakultas di lingkungan Universitas Negeri Jakarta. 

POS ini disusun dengan tujuan untuk: 

1. Menyediakan pedoman dalam pelaksanaan proses sinkronisasi dan pelaporan data Kartu Rencana Studi (KRS) dan nilai mahasiswa ke dalam sistem akademik terintegrasi dan/atau sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-DIKTI) secara tertib, terstruktur, dan terkoordinasi. 
2. Memastikan proses integrasi, validasi, dan sinkronisasi data KRS dan nilai mahasiswa dari sistem akademik internal Universitas Negeri Jakarta dilakukan secara akurat, konsisten, dan tepat waktu. 
3. Mendukung tersedianya data akademik mahasiswa yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan sebagai dasar pengelolaan proses pembelajaran, evaluasi akademik, serta pelaporan institusi. 
4. Menjamin keandalan infrastruktur teknologi informasi, aplikasi akademik, serta mekanisme integrasi data dalam mendukung pelaporan data KRS dan nilai mahasiswa. 
5. Mengoptimalkan koordinasi antara PUSTIKOM dengan unit pengelola akademik, fakultas, dan program studi dalam proses validasi dan perbaikan data akademik mahasiswa. 
6. Meningkatkan kualitas layanan pengelolaan data akademik mahasiswa melalui pemanfaatan sistem informasi yang terintegrasi dan berkelanjutan. 

Prosedur ini berlaku bagi seluruh unit kerja terkait di lingkungan Universitas Negeri Jakarta yang terlibat dalam pengelolaan dan pelaporan data akademik mahasiswa, meliputi: 

1. Data Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa 
2. Data Nilai Mahasiswa 
3. Proses sinkronisasi data akademik mahasiswa ke PD-DIKTI 

Yang dikelola secara teknis oleh Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (PUSTIKOM). 

1.  Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).
2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2020 tentang Penyelenggara Sistem Elektronik Lingkup Privat.
7. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2016 tentang Perlindungan Data Pribadi dalam Sistem Elektronik.
8. Peraturan Badan Siber dan Sandi Negara Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Manajemen Keamanan Informasi bagi Penyelenggara Sistem Elektronik.
9. Peraturan Rektor Universitas Negeri Jakarta Nomor 5 Tahun 2025 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Jakarta.

Dokumen yang menjadi acuan dan pendukung dalam pelaksanaan POS ini meliputi: 

1. Formulir Proses Bisnis Pelaporan Data Krs Dan Nilai Mahasiswa (FRM-AP-DATA-008)  
2. Panduan Pengisian dan Pengelolaan Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa. 
3. Panduan Pengolahan dan Input Nilai Mahasiswa pada Sistem Akademik Universitas Negeri Jakarta. 
4. Rekapitulasi Data KRS dan Nilai Mahasiswa. 
5. Dokumen Validasi dan Verifikasi Data Akademik oleh Fakultas dan Program Studi. 
6. Panduan Operasional Penggunaan Sistem Integrasi Akademik dan/atau Feeder PD-DIKTI. 
7. Laporan Sinkronisasi Data KRS dan Nilai Mahasiswa. 
8. Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Data Akademik Universitas Negeri Jakarta. 
9. Dokumen Kebijakan Keamanan Informasi dan Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi. 
10. Berita Acara Validasi dan Perbaikan Data Akademik Mahasiswa (apabila diperlukan). 

1. KRS (Kartu Rencana Studi) adalah dokumen akademik yang memuat rencana mata kuliah yang diambil mahasiswa pada semester berjalan. 
2. Nilai Mahasiswa adalah hasil evaluasi capaian pembelajaran mahasiswa pada mata kuliah yang telah diikuti. 
3. PD-DIKTI adalah pangkalan data nasional pendidikan tinggi yang dikelola oleh Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi. 
4. Neo Feeder PD-DIKTI adalah sistem aplikasi yang digunakan untuk proses sinkronisasi dan pelaporan data akademik ke PD-DIKTI. 

PROSES BISNIS PELAPORAN DATA KRS DAN NILAI MAHASISWA KE PD-DIKTI 

1. Direktorat Akademik melakukan proses membuka KRS melalui SIAKAD UNJ. 
2. Mahasiswa melakukan proses pengisian KRS yang sudah dibuka oleh pihak Direktorat Akademik melalui SIAKAD UNJ. 
3. Dosen Pembimbing Akademik melakukan proses approval KRS dan nilai Mahasiswa melalui SIAKAD UNJ. 
4. Program Studi (Prodi) melakukan proses persetujuan KRS dan nilai Mahasiswa yang sudah melalui proses approval oleh Dosen Pembimbing melalui SIAKAD UNJ. 
5. Fakultas melakukan proses verifikasi data KRS dan nilai Mahasiswa yang sudah melalui proses persetujuan oleh pihak Program Studi (Prodi) melalui SIAKAD UNJ dan SITEDI UNJ. 
6. Direktorat Akademik melakukan proses verifikasi check point terkait dengan data KRS dan nilai Mahasiswa yang sudah melalui proses verifikasi oleh pihak Fakultas. 
7. Pustikom melakukan proses sinkronisasi terkait data KRS dan nilai Mahasiswa yang sudah melalui proses checkpoint oleh pihak Direktorat Akademik melalui Aplikasi Sistem Informasi Neo Feeder PD-DIKTI. 
8. PD-DIKTI menerima data pelaporan data KRS dan nilai Mahasiswa yang sudah selesai di input. 

Pelaksanaan POS ini dinyatakan berhasil apabila memenuhi indikator sebagai berikut: 

1. Tingkat ketepatan waktu pelaksanaan sinkronisasi data KRS dan nilai mahasiswa. 
2. Tingkat keberhasilan proses sinkronisasi data tanpa error sistem atau penolakan data pada sistem tujuan. 
3. Tingkat akurasi dan konsistensi data KRS dan nilai mahasiswa antara sistem akademik internal dengan sistem pelaporan eksternal. 
4. Tingkat kelengkapan data KRS dan nilai mahasiswa yang berhasil disinkronkan. 
5. Tingkat stabilitas dan ketersediaan sistem akademik serta infrastruktur teknologi informasi pendukung pelaporan data. 
6. Tingkat responsivitas PUSTIKOM dalam menangani kendala teknis sinkronisasi data akademik mahasiswa. 
7. Tingkat dokumentasi dan pengarsipan pelaksanaan sinkronisasi data akademik mahasiswa. 

POS-DATA-08 PELAPORAN DATA KRS DAN NILAI MAHASISWA

FRM-DATA-008 PELAPORAN DATA KRS DAN NILAI MAHASISWA