Sivitas Akademika yang berada di Lingkungan Universitas Negeri Jakarta (UNJ).

SOP ini disusun untuk memberikan panduan resmi dalam proses permohonan pembuatan akun email Universitas Negeri Jakarta (UNJ). Dengan adanya prosedur ini, setiap Unit Kerja, dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa dapat memperoleh akun email resmi UNJ secara terstandar, aman, dan sesuai kebutuhan layanan akademik maupun administrasi.

SOP ini berlaku bagi seluruh Unit Kerja, Fakultas, Lembaga, Biro, Dosen, Tenaga Kependidikan, dan Mahasiswa di lingkungan Universitas Negeri Jakarta yang memerlukan akun email resmi dengan domain @unj.ac.id. 

1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2024 tentang Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum Universitas Negeri Jakarta. 
2. Peraturan Rektor Universitas Negeri Jakarta Nomor 5 Tahun 2025 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Jakarta. 
3. Master Plan Pengembangan Sistem Informasi Universitas Negeri Jakarta. 
4. Kebijakan Keamanan Informasi Universitas Negeri Jakarta. 

Dokumen yang menjadi acuan dan pendukung dalam pelaksanaan POS AP ini meliputi: 

1. Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi dan Komunikasi Universitas Negeri Jakarta 
2. Kebijakan Keamanan Informasi Universitas Negeri Jakarta 
3. POS AP Permohonan Permintaan Akun Email Universitas Negeri Jakarta 
4. Formulir Permohonan Akun Email UNJ (FRM-AP-IF-09) 
5. Data Induk Pegawai dan Mahasiswa Universitas Negeri Jakarta 
6. Standar Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (SLA Layanan Email) 
7. Log Aktivitas dan Pengelolaan Akun Email UNJ 
8. Laporan Penyediaan dan Pengelolaan Akun Email UNJ 

1. Permohonan Permintaan Akun Email UNJ adalah proses resmi yang dilakukan oleh Unit Kerja, dosen, tenaga kependidikan, maupun mahasiswa Universitas Negeri Jakarta (UNJ) untuk memperoleh akun email dengan domain @unj.ac.id. Prosedur ini bertujuan untuk memastikan setiap pengguna mendapatkan identitas digital resmi UNJ yang aman, terverifikasi, dan mendukung komunikasi serta administrasi akademik secara profesional. 
2. Email (Electronic Mail) adalah layanan komunikasi elektronik yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan, dokumen, atau informasi digital melalui jaringan internet secara cepat, efisien, dan terorganisir. 

1. Pimpinan Unit Kerja atau pemohon mengisi Formulir Permintaan Akun Email UNJ (FRM-IF-009) melalui FRM-IF-009 PERMINTAAN AKUN EMAIL UNJ dan dikirim melalui FORM PERMOHONAN LAYANAN TIK PUSTIKOM UNJ – Fill out form pada link yang sudah kami sediakan. 
2. Kepala Pusat Teknologi Infromasi dan Komunikasi (Pustikom) akan memeriksa permohonan tersebut dan jika disetujui maka akan diteruskan kepada Kepala Divisi Pelayanan dan Pangkalan Data untuk ditindaklanjuti oleh Kepala Divisi Infrastruktur dan Keamanan Jariangan serta Koordinator Infrastruktur Jaringan dan menunjuk staf sebagai PIC. 
3. Kepala Divisi Infrastruktur dan Keamanan Jaringan berkoordinasi dengan Koordinator Infrastruktur Jaringan terkait dengan permohonan permintaan akun email UNJ. 
4. Koordinator Infrastruktur Jaringan menganalisis permohonan permintaan akun email UNJ dan berkoordinasi terkait dengan kebutuhan akun email UNJ yang dibutuhkan dengan tim infrastruktur. 
5. Tim Infrastruktur Jaringan melakukan identifikasi kebutuhan akun baru, membuat akun melalui sistem email server UNJ (Google Workspace atau Microsoft 365), serta melakukan konfigurasi teknis.  
6. Tim Infrastruktur Jaringan yang ditunjuk melaporkan perkembangan pekerjaan mengenai permohonan permintaan akun email UNJ melalui platform project management Pustikom. 
7. Koordinator Infrastruktur Jaringan, Kepala Divisi Infrastruktur dan Keamanan Jaringan, serta Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom) melakukan pengecekan dan verifikasi terkait progres permohonan permintaan akun email UNJ melalui platform project management Pustikom. 
8. Kepala Divisi Layanan dan Pangkalan Data dan Tim melakukan arsip dokumentasi terkait dengan permohonan permintaan akun email UNJ. 
9. Kepala Pusat Teknologi Infromasi dan Komunikasi (Pustikom) akan memberitahukan hasilnya kepada unit kerja pemohon.

Pelaksanaan POS AP ini dinyatakan berhasil apabila memenuhi indikator sebagai berikut: 

1. Setiap permohonan akun email UNJ diajukan melalui mekanisme dan formulir resmi yang telah ditetapkan. 
2. Permohonan akun email UNJ diterima, diverifikasi, dan diproses sesuai prosedur yang berlaku. 
3. Data dan informasi pemohon lengkap, akurat, dan sesuai dengan status pengguna (dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, atau pihak berwenang). 
4. Akun email UNJ yang disetujui berhasil dibuat dan dapat digunakan sesuai standar layanan. 
5. Waktu penyediaan akun email UNJ sesuai dengan standar layanan (SLA) yang ditetapkan. 
6. Akun email UNJ dikelola sesuai kebijakan keamanan informasi Universitas Negeri Jakarta. 
7. Tidak terjadi penyalahgunaan akun email UNJ akibat ketidaksesuaian proses permohonan. 
8. Seluruh proses permohonan dan pengelolaan akun email UNJ terdokumentasi dan dapat ditelusuri. 
9. Tingkat kepuasan pemohon terhadap layanan permohonan akun email UNJ sesuai dengan standar layanan yang ditetapkan. 

1. POS-AP-IF-09 PERMOHONAN PERMINTAAN AKUN EMAIL UNJ 
2. FRM-IF-009 PERMOHONAN PERMINTAAN AKUN EMAIL UNJ 
3. Berikut Link Upload Form Permohonan Layanan TIK PUSTIKOM UNJ 
   FORM PERMOHONAN LAYANAN TIK PUSTIKOM UNJ – Fill out form