Kantor Wakil Rektor/ Direktorat/ Badan/ Lembaga/ Satuan Kerja/ Kantor Pusat/ dan Fakultas di lingkungan Universitas Negeri Jakarta. 

POS ini disusun dengan tujuan untuk:

1. Menyediakan pedoman dalam pelaksanaan proses sinkronisasi dan pelaporan data mahasiswa baru ke dalam sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD-DIKTI) secara tertib, terstruktur, dan terkoordinasi.
2. Memastikan proses integrasi, validasi, dan sinkronisasi data mahasiswa baru dari sistem penerimaan mahasiswa baru dan sistem akademik internal Universitas Negeri Jakarta ke sistem PD-DIKTI dilakukan secara akurat, konsisten, dan tepat waktu.
3. Mendukung tersedianya data mahasiswa baru yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan sebagai dasar pengelolaan administrasi akademik, layanan pendidikan, serta pelaporan institusi.
4. Menjamin keandalan infrastruktur teknologi informasi, aplikasi integrasi, serta mekanisme pertukaran data dalam mendukung pelaporan data mahasiswa baru pada PD-DIKTI.
5. Mengoptimalkan koordinasi antara PUSTIKOM dengan unit penerimaan mahasiswa baru, unit pengelola akademik, fakultas, dan program studi dalam proses validasi serta perbaikan data mahasiswa baru.
6. Meningkatkan kualitas layanan pengelolaan data mahasiswa baru melalui pemanfaatan sistem informasi yang terintegrasi dan berkelanjutan.

Prosedur ini berlaku bagi seluruh unit kerja terkait di lingkungan Universitas Negeri Jakarta yang terlibat dalam pengelolaan dan pelaporan data mahasiswa baru, meliputi:

1. Data identitas mahasiswa baru
2. Data penerimaan mahasiswa baru
3. Status registrasi dan keaktifan mahasiswa
4. Proses sinkronisasi data mahasiswa baru ke PD-DIKTI

Yang dikelola secara teknis oleh Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (PUSTIKOM).

1. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).
2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2020 tentang Penyelenggara Sistem Elektronik Lingkup Privat.
7. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2016 tentang Perlindungan Data Pribadi dalam Sistem Elektronik.
8. Peraturan Badan Siber dan Sandi Negara Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Manajemen Keamanan Informasi bagi Penyelenggara Sistem Elektronik.
9. Peraturan Rektor Universitas Negeri Jakarta Nomor 5 Tahun 2025 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Jakarta.

Dokumen yang menjadi acuan dan pendukung dalam pelaksanaan POS ini meliputi:

1. Formulir Proses Bisnis Pelaporan Data Iku 7 Pada Pd-Dikti (FRM-AP-DATA-007)
2. Panduan Pengelolaan dan Pelaporan Data IKU Universitas Negeri Jakarta.
3. Dokumen Sumber Data IKU 7 dari unit pemilik data terkait.
4. Rekapitulasi Data Pendukung IKU 7.
5. Dokumen Validasi dan Verifikasi Data IKU 7 oleh unit pemilik data.
6. Panduan Operasional Penggunaan Sistem Integrasi dan/atau Feeder PD-DIKTI.
7. Laporan Sinkronisasi Data IKU 7 pada PD-DIKTI.
8. Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Data Akademik dan Non-Akademik Universitas Negeri Jakarta.
9. Dokumen Kebijakan Keamanan Informasi dan Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi.
10. Berita Acara Validasi dan Perbaikan Data IKU 7 (apabila diperlukan).

1. Mahasiswa Baru adalah peserta didik yang telah dinyatakan lulus seleksi dan melakukan registrasi sebagai mahasiswa Universitas Negeri Jakarta.
2. PD-DIKTI adalah pangkalan data nasional pendidikan tinggi yang dikelola oleh Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi.
3. Neo Feeder PD-DIKTI adalah sistem aplikasi yang digunakan untuk proses sinkronisasi dan pelaporan data akademik ke PD-DIKTI.

1. Kantor Admisi UNJ melakukan proses input dan verifikasi pelaporan data kelulusan seleksi registrasi Mahasiswa baru melalui SIAKAD UNJ.
2. Direktorat Akademik melakukan proses verifikasi data pelaporan Mahasiswa baru yang sudah melewati proses input serta verifikasi oleh pihak Kantor Admisi UNJ.
3. Fakultas melakukan proses menerima dan verifikasi hasil pelaporan data Mahasiswa baru yang sudah dilakukan oleh Direktorat Akademik.
4. Direktorat Akademik melakukan proses verifikasi check point pelaporan data Mahasiswa baru yang sudah di verifikasi oleh pihak Fakultas.
5. Pustikom melakukan proses sinkronisasi pelaporan data Mahasiswa baru yang sudah melewati beberapa proses dari berbagai pihak, melalui Aplikasi Sistem Informasi Neo Feeder PD-DIKTI.
6. PD-DIKTI menerima pelaporan data Mahasiswa baru yang sudah selesai di input.

Pelaksanaan POS ini dinyatakan berhasil apabila memenuhi indikator sebagai berikut:

1. Tingkat ketepatan waktu pelaksanaan sinkronisasi data mahasiswa baru ke sistem PD-DIKTI.
2. Tingkat keberhasilan proses sinkronisasi data mahasiswa baru tanpa error sistem atau penolakan data oleh PD-DIKTI.
3. Tingkat akurasi dan konsistensi data mahasiswa baru antara sistem internal universitas dengan data yang tersimpan pada PD-DIKTI.
4. Tingkat kelengkapan data mahasiswa baru yang berhasil disinkronkan.
5. Tingkat stabilitas dan ketersediaan sistem integrasi serta infrastruktur teknologi informasi pendukung pelaporan data mahasiswa baru.
6. Tingkat responsivitas PUSTIKOM dalam menangani kendala teknis sinkronisasi data mahasiswa baru.
7. Tingkat dokumentasi dan pengarsipan pelaksanaan sinkronisasi data mahasiswa baru.

1. POS PELAPORAN DATA PD-DIKTI DATA MAHASISWA BARU
2. FORMULIR PELAPORAN DATA PD-DIKTI DATA MAHASISWA BARU