PUSTIKOM UNJ

SOP Layanan

Permohonan Penghentian Layanan Sistem Informasi

Kantor Wakil Rektor/Direktorat/ Badan/Lembaga/Satuan Kerja/Kantor Pusat/dan Fakultas di lingkungan Universitas Negeri Jakarta.

POS AP ini disusun dengan tujuan untuk: 

  1. Menyediakan Prosedur Formal Memberikan panduan dan prosedur resmi bagi unit kerja atau pengguna dalam melakukan permohonan penghentian layanan sistem informasi secara tertib dan terdokumentasi. 
  2. Menjamin Kepatuhan dan Keamanan Data Memastikan penghentian layanan dilakukan dengan memperhatikan keamanan, integritas, dan backup data yang terkait, sehingga tidak mengakibatkan kehilangan data penting atau pelanggaran kebijakan TI. 
  3. Efisiensi Pengelolaan Layanan Membantu Pustikom atau tim TI mengelola sumber daya layanan SI dengan lebih efisien, termasuk alokasi server, lisensi, dan sumber daya lainnya yang dapat digunakan untuk layanan aktif lainnya. 
  4. Transparansi dan Akuntabilitas Menjamin setiap penghentian layanan dicatat dengan jelas, termasuk pihak yang mengajukan, alasan penghentian, dan persetujuan yang diperlukan, sehingga memudahkan audit dan pelacakan. 
  5. Meminimalkan Gangguan Operasional Mengatur penghentian layanan agar tidak menimbulkan gangguan bagi pengguna lain dan memastikan proses transisi atau migrasi data dilakukan dengan lancar.

Prosedur ini mencakup pemberhentian layanan pemeliharaan sistem informasi (SI) yang sudah berjalan sebelumnya atas inisiasi unit kerja pemohon sesuai dengan pertimbangan relevansi dengan proses bisnis di UNJ saat ini. 

  1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik. 
  2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). 
  3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2024 tentang Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum Universitas Negeri Jakarta. 
  4. Peraturan Rektor Universitas Negeri Jakarta Nomor 5 Tahun 2025 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Jakarta. 
  5. Master Plan Pengembangan Sistem Informasi Universitas Negeri Jakarta. 
  6. Standar Operasional Prosedur Pengembangan Sistem Informasi di lingkungan Pustikom Universitas Negeri Jakarta.

Dokumen yang menjadi acuan dan pendukung dalam pelaksanaan POS AP ini meliputi: 

  1. Formulir Permohonan Penghentian Layanan Sistem Informasi (FRM-AP-SI-003) Digunakan sebagai media resmi pengajuan permintaan penghentian layanan sistem informasi oleh unit kerja, fakultas, atau civitas akademika. 
  2. Dokumen Persetujuan Penghentian Layanan Berisi tanda tangan atau persetujuan dari atasan atau PIC layanan yang menyetujui penghentian layanan SI sesuai prosedur. 
  3. Dokumen Evaluasi Dampak Layanan (Service Impact Assessment)  Berisi analisis dampak penghentian layanan terhadap pengguna lain, integritas data, operasional, dan sistem yang terkait.
  4. Dokumen Backup dan Retensi Data Sebelum Penghentian Mengatur prosedur penyimpanan, migrasi, atau penghapusan data sebelum layanan dihentikan untuk memastikan keamanan dan integritas data. 
  5. Dokumen Rencana Penghentian Layanan Sistem Informasi Berisi jadwal, langkah-langkah teknis, penanggung jawab pelaksanaan, serta strategi mitigasi risiko selama penghentian layanan. 
  6. Dokumen Pelaksanaan Penghentian Layanan (Execution Report) Digunakan untuk mencatat proses teknis penghentian layanan, termasuk penghapusan akses, pelepasan lisensi, dan pemutakhiran konfigurasi sistem. 
  7. Dokumen Konfirmasi Penghentian Layanan Digunakan sebagai bukti bahwa layanan telah dihentikan secara resmi dan disampaikan kepada pemohon. 
  8. Dokumen User Acceptance Test (UAT) Pasca Penghentian Layanan (Jika Ada) Digunakan untuk memastikan sistem lain yang masih aktif tetap berjalan normal setelah penghentian layanan dilakukan. 
  9. Dokumen Pembaruan Manual Pengguna / Panduan Transisi Berisi panduan bagi pengguna terkait perubahan akses atau migrasi data akibat penghentian layanan SI. 
  10. Dokumen Berita Acara Penghentian Layanan Sistem Informasi Digunakan sebagai bukti serah terima penghentian layanan antara Pustikom dan pemohon. 
  11. Dokumen Kebijakan Keamanan Informasi dan Tata Kelola Sistem Informasi Menjadi acuan dalam pelaksanaan penghentian layanan agar tetap sesuai dengan aturan keamanan data dan prosedur tata kelola UNJ. 

Permohonan penghentian layanan sistem informasi (SI) adalah aktivitas yang dilakukan oleh unit kerja untuk mengajukan kepada Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom) terkait penghentian layanan sistem informasi (SI). Penghentian dilakukan terhadap sistem informasi (SI) yang sudah ada namun sudah tidak relevan dengan proses bisnis yang berlaku di UNJ.  

Terminasi (terminate) adalah istilah yang digunakan untuk proses mematikan suatu data atau sistem yang diakibatkan oleh beberapa alasan, diantaranya seperti sistem yang fungsinya tidak digunakan lagi, kebutuhan atau permintaan dari birokrasi, penghematan biaya, migrasi dan lain sebagainya. Walaupun demikian, data atau sistem yang ada sebelumnya tetap tersimpan sehingga dapat digunakan kembali ketika dibutuhkan. 

  1. Unit kerja sebagai pemohon layanan pengembangan sistem informasi (SI) mengajukan permohonan penghentian layanan sistem informasi (SI) kepada Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom) dengan mengisi form yang telah disediakan (FRM-SI-003) melalui FRM-SI-003 PERMOHONAN PENGHENTIAN LAYANAN SISTEM INFORMASI (SI) dan dikirim melalui FORM PERMOHONAN LAYANAN TIK PUSTIKOM UNJ – Fill out form pada link yang sudah kami sediakan. 
  2. Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom) akan memeriksa permohonan tersebut dan jika disetujui maka akan didisposisikan kepada Kepala Divisi terkait untuk ditindaklanjuti oleh Koordinator Programmer bersama PIC sistem informasi sesuai pada permohonan. 
  3. Kepala Divisi Layanan dan Pangkalan Data dan tim melakukan evaluasi terkait dengan permohonan penghentian layanan sistem informasi (SI), dan berkoordinasi dengan Kepala Divisi Pengembangan Sistem Informasi dan Pemrograman. 
  4. Kepala Divisi Pengembangan Sistem Informasi dan Pemrograman berkoordinasi dengan Koordinator Programmer terkait dengan permohonan penghentian layanan sistem informasi (SI). 
  5. Koordinator Programmer mempelajari hasil evaluasi permohonan penghentian layanan sistem informasi (SI) yang dimaksud. 
  6. Koordinator Programmer dan Tim berdiskusi dengan Unit Kerja terkait, untuk membicarakan terkait dengan permohonan penghentian layanan sistem informasi (SI) yang dimaksud. 
  7. Kepala Seksi Layanan Administrasi membuat surat berita acara terkait permohonan penghentian layanan sistem informasi (SI), dan selanjutnya disetujui oleh Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom). 
  8. Kepala Divisi Pengembangan Sistem Informasi dan Programan berkoordinasi dengan Kepala Divisi Infrastruktur dan Keamanan Jaringan, Koordinator Programmer serta Koordinator Infrastruktur Jaringan. 
  9. Programer mengarsipkan kode sumber dan basis data sistem informasi (SI) serta menonaktifkan sistem informasi (SI) sesuai permohonan. 
  10. Koordinator Programmer berkoordinasi dengan Koordinator Infrastruktur untuk menonaktifkan subdomain sistem informasi (SI) sesuai pada permohonan.
  11. Koordinator Programmer melaporkan progres penghentian layanan sistem informasi (SI) melalui platform project management sebagai laporan progres kepada Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom). 
  12. Kepala Divisi Layanan dan Pangkalan Data dan tim terkait membuat dokumentasi penghentian layanan sistem informasi (SI) dan melakukan arsip dokumen.  
  13. Menyerahkan form salinan copy bahwasannya dalam pelaksanaan penghentian layanan sistem informasi (SI) sudah dilakukan, dan bisa dirilis agar diketahui seluruh Unit Kerja.

Pelaksanaan POS AP ini dinyatakan berhasil apabila memenuhi indikator sebagai berikut: 

  1. Tingkat Ketepatan Waktu Penyelesaian Penghentian Layanan 
  2. Tingkat Kesesuaian Proses Penghentian dengan Permohonan 
  3. Tingkat Keberhasilan Backup dan Migrasi Data 
  4. Tingkat Minimal Gangguan pada Sistem atau Layanan Lain 
  5. Tingkat Kepatuhan terhadap Standar Keamanan dan Prosedur Penghentian 
  6. Tingkat Kepuasan Pemohon terhadap Proses Penghentian Layanan 
  7. Tingkat Kelengkapan Dokumentasi Penghentian Layanan 
  1. POS-AP-SI-03 PERMOHONAN PENGHENTIAN LAYANAN SISTEM INFORMASI (SI) 
  2. FRM-SI-001 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SI) BARU 
  3. Berikut Link Upload Form Permohonan Layanan TIK PUSTIKOM UNJ 

FORM PERMOHONAN LAYANAN TIK PUSTIKOM UNJ – Fill out form