PUSTIKOM UNJ

POS Layanan

Penerimaan Sistem Informasi dari Pihak Eksternal ke Pustikom UNJ

Kantor Wakil Rektor/ Direktorat/ Badan/ Lembaga/ Satuan Kerja/ Kantor Pusat/ dan Fakultas di lingkungan Universitas Negeri Jakarta. 

Penyusunan POS ini bertujuan untuk:

  1. Menyediakan pedoman dalam proses serah terima, verifikasi, dan validasi sistem informasi yang dikembangkan oleh vendor eksternal agar dapat diintegrasikan ke lingkungan Universitas Negeri Jakarta.
  2. Memastikan sistem informasi dari pihak ketiga memenuhi standar teknis, keamanan, dan arsitektur data yang ditetapkan oleh PUSTIKOM UNJ.
  3. Menjamin terlaksananya sinkronisasi data yang akurat dan aman antara sistem eksternal dengan pangkalan data pusat UNJ.
  4. Memitigasi risiko kegagalan sistem atau kebocoran data pada saat proses transisi dari pihak vendor ke infrastruktur universitas.

Prosedur ini mencakup tahap pemeriksaan dokumen teknis, pengujian integrasi (API/Database), proses sinkronisasi data awal, hingga penyerahan hak akses dan kode sumber (source code) dari vendor eksternal kepada PUSTIKOM UNJ untuk dikelola lebih lanjut.

  1. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).
  2. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
  3. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
  4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi.
  5. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.
  6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2020 tentang Penyelenggara Sistem Elektronik Lingkup Privat.
  7. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2016 tentang Perlindungan Data Pribadi dalam Sistem Elektronik.
  8. Peraturan Badan Siber dan Sandi Negara Nomor 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Manajemen Keamanan Informasi bagi Penyelenggara Sistem Elektronik.
  9. Peraturan Rektor Universitas Negeri Jakarta Nomor 5 Tahun 2025 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Jakarta.

Dokumen yang menjadi acuan dan pendukung dalam pelaksanaan POS ini meliputi:

  1.  Formulir Penerimaan Sistem Informasi Dari Pihak Vendor Eksternal Ke Pustikom (FRM-AP-SI-006)
  2. Berita Acara Serah Terima (BAST): Dokumen resmi pengalihan tanggung jawab sistem dari vendor ke PUSTIKOM.
  3. Dokumen API/Integrasi: Spesifikasi teknis yang menjelaskan metode sinkronisasi data antar sistem.
  4. Dokumen Hasil Penetrasi (Pen-Test): Laporan keamanan sistem untuk memastikan aplikasi bebas dari celah kerentanan.
  5. User Acceptance Test (UAT) Khusus Integrasi: Bukti validasi bahwa aliran data antara sistem vendor dan database UNJ sudah sinkron dan akurat.
  6. Dokumen Arsitektur Database: Skema data yang digunakan untuk proses pemetaan (mapping) saat sinkronisasi.
  1. Penerimaan Sistem Informasi Vendor adalah Proses verifikasi formal untuk memastikan aplikasi buatan pihak ketiga layak beroperasi di infrastruktur UNJ.
  2. Sinkronisasi Data adalah Proses penyelarasan data antara sistem eksternal (vendor) dengan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi atau basis data internal UNJ agar tetap konsisten dan up-to-date.
  3. Pustikom sebagai Sinkronisator adalah Peran PUSTIKOM dalam mengatur lalu lintas data, memberikan otorisasi API, dan memvalidasi bahwa data yang masuk dari vendor sesuai dengan struktur standar universitas.
  1. Pimpinan Unit Kerja sebagai pemohon penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom mengajukan permohonan penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom kepada Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom) dengan mengisi form yang telah disediakan (FRM-SI-006) melalui FRM-SI-006 PENERIMAAN SISTEM INFORMASI DARI PIHAK VENDOR EKSTERNAL KE PUSTIKOM dan dikirim melalui layanan Teknologi Informasi  Komunikasi Pustikom UNJ petik.unj.ac.id pada link yang sudah kami sediakan dan melampirkan Business Requirement Document.
  2. Setelah selesai melakukan pengisian form penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom, unit kerja melakukan upload form penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom yang sudah diisi ke website Pustikom yang telah disediakan.
  3. Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom) melalui Kepala Divisi Layanan dan Pangkalan Data terkait memeriksa permohonan tersebut dan jika disetujui maka akan ditunjuk tim terkait penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom sebagai pelaksana penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom.
  4. Kepala Divisi Pengembangan Sistem Informasi dan Pemrograman berkoordinasi dengan Koordinator Programmer bersama tim teknis penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom yang ditunjuk akan mempelajari sistem informasi (SI) dari pihak vendor eksternal kepada Pustikom yang akan dilakukan penilaian sistem informasi yang dimohon unit kerja pemohon.
  5. Koordinator Programmer bersama tim penilaian teknis sistem informasi (SI) dari vendor eksternal ke Pustikom dan unit kerja pemohon melakukan diskusi awal terkait penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom, menyusun skala prioritas modular penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom dan menyepakati durasi waktu penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom.
  6. Tim teknis penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom menindaklanjuti hasil diskusi awal dengan melakukan proses pengecekan dan penilaian terkait dengan penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom.
  7. Tim teknis penilaian penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom melaporkan progres terkait dengan penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom yang sudah dikerjakan melalui platform project management Pustikom.
  8. Koordinator Programer, Kepala Divisi Pengembangan Sistem Informasi dan Pemrograman, Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom), serta Pimpinan Unit Kerja melakukan pengecekan dan verifikasi progres penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom melalui platform project management Pustikom.
  9. Kepala Pimpinan Unit Kerja melakukan pengecekan terkait dengan penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom.
  10. Kepala Divisi Layanan dan Pangkalan Data dan tim terkait membuat dokumentasi penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom dan melakukan arsip dokumen, serta penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom yang sudah selesai dan penyerahan buku panduan yang diserahkan kepada Kepala Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom) yang selanjutnya diserah terimakan Kepala Unit Kerja terkait dengan penerimaan sistem informasi dari pihak vendor eksternal ke Pustikom

Pelaksanaan prosedur analisis sistem dinyatakan berhasil apabila memenuhi indikator sebagai berikut:

  1. Kesesuaian Kebutuhan Pengguna Dokumen analisis mampu menggambarkan kebutuhan pengguna secara lengkap dan tervalidasi. 
  2. Kelengkapan Dokumentasi Seluruh dokumen analisis sistem tersusun secara sistematis, terdokumentasi, dan dapat digunakan sebagai acuan pengembangan sistem. 
  3. Ketepatan Waktu Penyelesaian Analisis Proses analisis sistem diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati bersama unit kerja pemohon. 
  4. Kesesuaian dengan Standar Arsitektur TI Rancangan sistem mengikuti standar teknologi, keamanan, dan integrasi data yang berlaku. 
  5. Tingkat Kepuasan Pengguna Unit kerja pemohon memberikan persetujuan dan menyatakan bahwa hasil analisis sistem telah sesuai dengan kebutuhan operasional.
  1. POS PENERIMAAN SISTEM INFORMASI DARI PIHAK VENDOR EKSTERNAL KE PUSTIKOM
  2. FORMULIR PENERIMAAN SISTEM INFORMASI DARI PIHAK VENDOR EKSTERNAL KE PUSTIKOM